フリーランスの請求書の書き方｜インボイス対応の記載項目と源泉徴収の計算【テンプレートつき】

請求書は「お金をもらうための書類」であると同時に、取引先の経理が仕訳と消費税の処理に使う書類です。記載漏れがあると差し戻しになり、入金が1サイクル遅れます。この記事では、2026年時点で必要な項目を順に確認します。

請求書に必ず書く項目

1. 発行者の氏名または屋号、住所、連絡先
2. 取引先の名称（「御中」「様」の使い分け）
3. 請求日と請求番号（例: 2026-0012）
4. 取引内容（品目・数量・単価・金額）
5. 税率ごとに区分した合計金額と消費税額
6. 合計請求額（税込）
7. 支払期限と振込先（銀行名・支店名・口座種別・口座番号・名義）

インボイス制度で追加された要件

適格請求書発行事業者として登録している場合は、上記に加えて「登録番号（T＋13桁）」「税率ごとに区分した消費税額」「適用税率」の記載が必要です。登録していない免税事業者はこれらを書く必要はありませんが、取引先が仕入税額控除を受けられないため、取引条件を事前に確認しておきましょう。

源泉徴収がある場合の計算

原稿料・デザイン料・講演料など、所得税法で定められた報酬は、支払側（取引先）が 10.21% を源泉徴収します。請求書には「源泉徴収税額」と「差引お振込金額」を明記すると、取引先の処理がスムーズです。

源泉徴収の対象になるのは報酬の種類で決まります（ライティング・デザイン・写真・講演・翻訳など）。システム開発やコンサルティングは原則対象外です。消費税を区分して記載していれば、税抜金額を基準に計算できます。

送付のマナーと管理

• PDF で送る。ファイル名は「請求書_2026-0012_株式会社サンプル.pdf」のように請求番号と宛先を入れる
• メール本文に請求番号・金額・支払期限を書く（添付を開かなくても分かるように）
• 送付したら台帳に記録し、支払期限の1週間前にリマインド、超過したら翌営業日に催促
• 控えは7年間保存（電子で送ったものは電子のまま保存）