メールで届いた請求書の PDF や、Web からダウンロードした領収書は、印刷して保存するだけでは要件を満たしません。2024 年 1 月から電子取引データの電子保存が義務になりました。この記事では、会計ソフトやタイムスタンプを使わなくてもフリーランスが要件を満たせる最低限の運用を、具体的なファイル名とフォルダ構成つきで解説します。
電子帳簿保存法の 3 つの区分と、義務なのはどれか
| 区分 | 内容 | 任意／義務 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作った帳簿や決算書をデータのまま保存する | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った請求書・領収書をスキャンしてデータで保存する | 任意 |
| 電子取引データ保存 | メール添付・Web ダウンロードなど、データで受け取った（送った）請求書・領収書をデータのまま保存する | 義務（2024 年 1 月〜） |
フリーランスが必ず対応するのは 3 つ目の「電子取引データ保存」です。紙で受け取ったものは、これまでどおり紙で保存して構いません。
対象になる「電子取引」の例
- メールに添付された請求書・領収書・見積書・注文書の PDF
- Web サイトやアプリからダウンロードした領収書（Amazon・楽天・サブスク・クラウドサービス・交通系 IC の利用明細など）
- クレジットカードの Web 明細、ネットバンキングの振込明細
- クラウド請求書サービスで受け取った・発行した請求書
- チャットツールで受け取った請求書のファイル
- 自分がメールで送った請求書の PDF（発行側の控えも対象）
メール本文に金額や取引内容が書かれていて添付がない場合は、そのメール自体が取引データです。PDF に印刷して保存するか、メールを保存しておきます。
満たすべき要件は「真実性」と「可視性」
真実性の確保（改ざんされていないこと）
次のいずれか 1 つを満たせば足ります。フリーランスは 4 番目の「事務処理規程」を作る方法が最も簡単で、費用もかかりません。
- タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- 受け取った後すぐにタイムスタンプを付す
- 訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）システムで保存する
- 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて、それに沿って運用する
事務処理規程は、国税庁が個人事業者用のサンプル（Word）を公開しています。「データの訂正・削除は原則行わない」「やむを得ず行う場合は記録を残す」といった内容で、自分の名前と日付を入れて保管しておけば要件を満たします。税務調査で提示を求められることがあるので、印刷か PDF で手元に置きます。
可視性の確保（見られる・探せること）
- パソコンとディスプレイ、プリンタで、すぐに画面表示・印刷できる状態にしておく
- 検索要件: 取引年月日・取引金額・取引先で検索できること。日付と金額は範囲指定、2 つ以上の組み合わせでも検索できること
- 検索要件の免除: 2 年前（2 課税年度前）の売上が 5,000 万円以下の人、または出力した書面を日付・取引先ごとに整理して提示できる人は、税務調査でデータのダウンロードの求めに応じられるなら検索要件は不要
売上 5,000 万円以下のフリーランスは、検索要件が免除されるため「データをダウンロードして渡せる状態で保存している」だけで要件を満たします。ただし、ファイル名にルールを作っておくと自分が探しやすくなり、実務上はこの方法がおすすめです。
最低限の運用（会計ソフトなし・無料）
1. フォルダ構成
電子取引/ 2026/ 01_売上（発行した請求書）/ 02_経費（受け取った請求書・領収書）/ 03_明細（カード・銀行・サブスク）/ 事務処理規程.pdf 索引簿.xlsx（任意）
2. ファイル名のルール
「日付_取引先_金額」の順で名前をつけると、ファイル名だけで検索要件（取引年月日・取引先・金額）を満たせます。
- 20261031_株式会社サンプル_110000.pdf（受け取った請求書）
- 20261105_Amazon_3980.pdf（ダウンロードした領収書）
- 20261130_請求書2026-0012_〇〇出版_66000.pdf（自分が発行した請求書の控え）
- 金額は税込、日付は書類の日付（請求日・領収日）を使う
3. 保存先と保存期間
- 保存期間は 7 年（確定申告の期限の翌日から数える。青色申告で赤字を繰り越す年は 10 年）
- クラウドストレージ（Google Drive・Dropbox・OneDrive など）に保存し、PC 故障に備える。無料枠で足りる容量
- ダウンロードした領収書は、支払った当日か週 1 回まとめて保存する習慣にする（後から取得できないサービスがある）
- 受け取ったメールは削除せず、添付を保存した後もメールを残しておくと安全
4. 事務処理規程を作って保管する
国税庁のサンプルをダウンロードし、氏名・屋号・施行日を記入して PDF で保存します。内容は「電子取引データは訂正・削除しない。やむを得ず行う場合は記録を残す」というもので、これで真実性の要件を満たします。
やってはいけないこと
| NG | 理由 | 正しい対応 |
|---|---|---|
| PDF を印刷して紙だけ保存し、データを消す | 電子取引データの保存義務を満たさない | データを保存。紙の印刷は併用なら可 |
| 領収書をスクリーンショットだけで保存 | データの一部が欠ける・改ざん判定の恐れ | PDF や元ファイルをダウンロードして保存 |
| ファイル名を「請求書.pdf」のまま大量に保存 | 検索できず、実務でも探せない | 日付_取引先_金額で命名 |
| 後から金額や日付を編集した PDF を保存 | 真実性の要件違反 | 元データはそのまま。訂正は新しい書類を受け取る |
対応できていなかった場合
要件を満たせないことに「相当の理由」がある場合、税務調査でデータのダウンロードと出力書面の提示に応じられれば、猶予措置の対象になります。人手や資金の不足も相当の理由に含まれると説明されています。ただし猶予は「要件どおり保存していなくても直ちに違反としない」措置であり、データ自体を保存していない場合は対象外です。今日から、受け取ったデータを消さずにフォルダへ入れることから始めてください。
よくある質問
紙で受け取った領収書はスキャンしないとダメ？
不要です。紙で受け取ったものは紙のまま保存できます。スキャナ保存は任意で、やる場合は解像度や入力期限などの要件があります。
Excel で索引簿を作る必要はある？
必須ではありません。売上 5,000 万円以下で検索要件が免除される人や、ファイル名ルールで検索できる人は不要です。取引が多い人は、日付・取引先・金額・ファイル名を 1 行ずつ記録した Excel があると、経費帳との突き合わせが楽になります。
自分が発行した請求書は Excel ファイルのままでよい？
メールで送った PDF が「電子取引データ」なので、送った PDF そのものを保存します。元の Excel ファイルも残しておいて構いませんが、保存義務の対象は相手に渡したデータです。
まとめ
- 義務なのは「データで受け取った・送った書類をデータのまま保存する」こと
- 真実性は事務処理規程（国税庁サンプル）で、可視性はフォルダとファイル名ルールで満たす
- 売上 5,000 万円以下なら検索要件は免除。ただし日付_取引先_金額の命名は実務上おすすめ
- 保存は 7 年。クラウドストレージに置き、週 1 回まとめて保存する習慣をつくる
見積書・納品書・請求書テンプレート（Excel）
請求書番号・請求日・宛先が入った PDF を出力できるので、「日付_請求番号_取引先_金額」の命名で控えの保存がそのまま進みます。
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